¿Todavía realizas la facturación de tus ventas de manera manual? ¿Tienes una idea de lo que realmente pierdes al hacerlo? Si bien esta actividad se ha hecho así a lo largo de los años, las cosas y los procesos cambian para beneficio de todos y ahora ya no tiene que ser una tarea que consume buena parte del trabajo administrativo. Si en tu negocio aún se capturan los datos de tu cliente en la computadora y se revisan los importes uno a uno antes de enviarlos, seguramente estás lidiando con la corrección de errores de manera muy frecuente, sobre todo si está creciendo tu volumen de operaciones. Es tiempo de cambiar, porque el problema no es solamente el tiempo que toma emitir una factura. También hay que considerar las consultas de los clientes, las cancelaciones y correcciones, así como el seguimiento de los comprobantes pendientes. Analicemos un poco todo el tiempo que pierdes al momento de continuar con estas prácticas:. ¿Qué tareas consumen tiempo al facturar manualmente? El tiempo que una empresa dedica a la facturación depende de su operación, la complejidad de sus comprobantes y las herramientas que utiliza. Sin embargo, hay varias actividades donde se concentra toda la actividad. ¿Usas algunas de las siguientes prácticas? Podrías estar perdiendo mucho tiempo valioso para tu negocio. Captura de información Para hacer la factura, tu personal debe ingresar los datos de la persona que solicita la factura, los productos o servicios que está adquiriendo, las cantidades, los precios y los impuestos correspondientes. Quizá tengas un sistema donde ya está la información requerida, pero la acción de copiar y pegar manualmente también se debe hacer y eso puede volverse repetitivo. Validación de datos Cuando la empresa genera facturas manualmente, debe revisar todos los datos del cliente antes de emitir el comprobante: el RFC, el código postal, el régimen fiscal y que el uso del CFDI y los importes sean correctos. ¿Es tardada esta acción? Si, y mucho. Timbrado del CFDI Cuando por fin se genera el comprobante, se hace un proceso de certificación fiscal que sí puede ser rápido si no hay errores o problemas de conexión; de lo contrario, puede generar movimientos tardíos. Descarga y envío Si has llegado hasta aquí con buen ritmo de trabajo, sabes que después de emitir la factura, tu personal debe obtener los archivos correspondientes, organizarlos y enviarlos al cliente. Cuando se trabaja con muchos comprobantes, localizar el archivo correcto y confirmar su entrega puede representar una carga adicional. Correcciones y consultas ¿Y qué pasa si después de todo lo anterior, un cliente detecta un error, solicita una copia o pregunta por el estado de su factura? Entonces es cuando alguien debe atender la solicitud. Estas tareas interrumpen otras actividades y aumentan el tiempo administrativo total. ¿Cuánto tiempo se pierde según el volumen de facturación? Si emitir una sola factura toma entre 5 y 10 minutos entre capturar, revisar y enviar, calcula cuánto tiempo se va al mes según tu volumen para que dimensiones el problema 100 facturas: de 8 a 17 horas (hasta 2 días de trabajo). 500 facturas: de 42 a 83 horas (hasta 10 días de trabajo). 1,000 facturas: de 83 a 167 horas (¡hasta media quincena de un empleado!). 3,000 facturas: de 250 a 500 horas (el equivalente a tener de 2 a 3 personas dedicadas solo a esto). ¿Te das cuenta de cuántas horas operativas se consumen en esto cada mes? Y lo peor es que estas cifras no toman en cuenta llamadas con clientes, corrección de errores ni interrupciones del día a día. Puede subir incluso más. ¿Cómo reducir el tiempo dedicado a la facturación? Ya que identificamos el problema, hay que solucionarlo usando herramientas que permitan que todo el trabajo se haga en un solo lugar: la emisión de comprobantes, la reutilización de información y la disminución de la captura repetitiva. Por ejemplo, con Facturama, factura en linea y así puedes generar todos tus comprobantes desde una plataforma digital, para ya no depender solamente de procesos manuales. Si ya estás operando una empresa con cientos o miles de CFDI al mes, un software para generar facturas de forma masiva también puede ayudar a procesar varios comprobantes mediante cargas de información o integraciones, según las funcionalidades disponibles, así no hay trabajo que se repita una y otra vez. Mide el costo real de facturar manualmente Para saber cuánto podría ahorrar tu empresa, registra durante algunas semanas el tiempo invertido en capturar, validar, timbrar, descargar, enviar y corregir facturas. Después, multiplica las horas dedicadas por el costo laboral correspondiente y compara el resultado con el de un proceso automatizado. Este análisis te ayudará a identificar si la facturación manual está consumiendo recursos que podrías aprovechar mejor en otras áreas del negocio. A medida que crece el volumen de operaciones, contar con un proceso organizado y herramientas adecuadas puede marcar una diferencia importante en la productividad administrativa.
La Voz de Michoacán
